Wozu brauche ich eine Enterprise Search Software?



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Welche Vorteile hat Enterprise Search Software auf Basis von Open Source gegenüber Google Search Appliance

Immer häufiger stellt sich bei großen Unternehmen - aber auch in der öffentlichen Verwaltung - die Frage, ob für die Enterprise Search (für die organisationsbezogene Suche) noch Standardlösungen wie Google Search angemessen sind, um die zukünftigen Aufgaben zu bewältigen. Viele Unternehmen möchten für ihre Enterprise Search eigenständige Lösungen verwenden, die sie unabhängig von der Google Search bzw. der Google Enterprise Search Appliance machen. Die Entscheidung für eine selbst verfügbare Enterprise Search kann durch eine Vielzahl von Gründen motiviert werden.

Teure Softwarelösungen gehören bei der Enterprise Search der Vergangenheit an

Unternehmen und Verwaltungen mussten früher häufig auf teure Softwarelösungen zurückgreifen, wenn sie für die Enterprise Search über die Google Search hinauskommen wollten. Doch bereits seit vielen Jahren gibt es Bemühungen, auch bei der Enterprise Search Open-Source-Lösungen zu bevorzugen. Open-Source ist ein Prinzip, dass vor allem über Content-Management-Systeme bekannt wurde. Die so entwickelte Software ist frei verfügbar und verlangt von den Verwendern lediglich, dass sie Weiterentwicklungen ebenfalls als Open-Source zur Verfügung stellen. Das Open-Source-Prinzip kann auch genutzt werden, um Enterprise Search nach vorne zu bringen. Unternehmensleitungen schätzen es nicht, wenn die Google Search zur Findung interner Ressourcen benötigt wird, weil dadurch die Abhängigkeiten von großen internationalen Playern gesteigert werden. Auch für die Enterprise Search soll das Open-Source-Prinzip angewandt und fortentwickelt werden.

Google Search bestimmt Maßstäbe und kritische Reflexionen zukunftsbezogener Enterprise Search

Dass es durch Google Enterprise Search Appliance eine Google Search für Unternehmen und Organisationen gibt, die als Lizenzmodell deutlich über die bekannten Möglichkeiten der Google Search hinausweist, ist der allgemeinen Öffentlichkeit nicht bekannt. Als Kriterien für eine gute unternehmensinterne Suche werden aber die allgemein bekannten Prinzipien der Google Search wie selbstverständlich unterstellt:

  1. Die Google Search liefert auf Wunsch eine algorithmische Übersetzung vorhandener Datenbestände. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
  2. Die Google Search passt ihr Verhalten dem Nutzerverhalten an. Dieses Prinzip ist hilfreich, wenn es um sehr große Datenbestände geht und wenn vermieden werden kann, dass der Nutzer nur solche Ergebnisse angezeigt bekommt, die zu seinem Handlungsumfeld sehr genau passen. Denn unter Umständen kann diese Filter-Blase zum Problem werden, wenn übergreifende Kompetenzen vom Führungspersonal eingefordert werden.
  3. Eine schnelle Dokumentenvorschau soll die Arbeit mit der Google Search effektiveren. Können die Nutzer bereits während der Suche auf relevante Teile der gefundenen Dokumente schauen, dann ist diese Funktion hilfreich, wenn dies für die Arbeit unmittelbar benötigt wird. Es kann aber auch nicht übersehen werden, dass damit ein Ablenken vom eigentlichen Suchziel angebahnt wird.
  4. Eine automatische Vervollständigung von Suchanfragen kann hilfreich sein, wenn es um Fachbegriffe geht, die häufig falsch geschrieben werden. Möglicherweise wird aber durch ein zu starkes Setzen auf die Autovervollständigung die freie Abfrage vermieden, die eine umfassendere Aufschlüsselung des Datenbestandes für die Enterprise Search anbahnen könnte.
  5. Ergebnisse der Google Search können gruppiert und weiterbearbeitet werden. Diese Funktion ist wichtig für die Enterprise Search und sollte durch angepasste Schnittstellen unterstützt werden.

Die Vorteile von Open Source bei der Enterprise Search

Kosten und Verfügbarkeit sowie Transparenz bei der Weiterentwicklung der Anforderungen der eigenen Enterprise Search sind die Hauptgründe, wenn Unternehmen über die Google Search hinauskommen wollen. Im Einzelnen können folgende Vorteile für die Enterprise Search festgestellt werden:

  • Es entstehen keine zusätzlichen oder laufenden Kosten für Lizenzen und Rechte. Open Source arbeitet mit offenen Standards.
  • Das Unternehmen kann seine Enterprise Search umfassend und selbstbestimmt auf eigenen Servern installieren, nutzen und weiterentwickeln. Eine fremde Struktur wie bei der Google Search muss nicht in unternehmerische Abläufe eingefügt werden.
  • Beliebig unterschiedliche Datenquellen können für die Enterprise Search berücksichtigt werden. Je nach Aufbau und Inhalt der Organisationsdatenbanken ist die Enterprise Search so passender auf organisatorische Bedürfnisse abzustellen. HTML-Dateien können genauso gut in die Enterprise Search einfließen, wie archivierte Dokumente mit unterschiedlichem Textformat. Aber auch XML und weitere Standards sind gut für die Enterprise Search aufzubereiten und nutzen das organisatorische Umfeld besser aus, als dies von der Google Search zu erwarten ist.
  • Jede Art der Darstellung von Ergebnissen der Enterprise Search ist vorstellbar. Die beliebte aber unflexible Ergebnisdarstellung der Google Search kann dauerhaft überwunden werden.

Elasticsearch als paradigmatische Überwindung der Google Search

Elasticsearch ist ein typischer Vertreter für eine Enterprise-Search-Lösung, die Beschränkungen und Handicaps der Google Search überwinden kann, wenn sie spezifisch und geschickt für eine Verbesserung der innerorganisatorischen Suchmechanismen eingesetzt wird. Interessant ist diese Lösung auch, weil sie sich den Aspekten der Big-Data-Herausforderung für Unternehmen stellt. Große Organisationen verfügen über große und ständig wachsende Datenbestände, die mit herkömmlichen Mitteln nicht mehr zu bewältigen sind. Doch Mitarbeiter und Führungspersonal erwarten für die Enterprise Search, dass alle Datenquellen berücksichtigt werden und eine Echtzeitanalyse der unterschiedlichen Datenquellen jederzeit umsetzbar ist. Elasticsearch wird über transparente und gestaltbare Schnittstellen aufgebaut, die perfekt mit vorhanden Anwendungen und Applikationsherausforderungen umgehen können. Damit ist eine leistungsfähige Suche sichergestellt, die in ihren Möglichkeiten deutlich über die Beschränkungen der Google Search hinausgreift. Sie kann genauso gut für neue Projekte wie für bestehende Abläufe verfügbar gemacht werden.

Vorteile von Elasticsearch und Open-Source-Prinzipien bei der Enterprise Search

Skalierbarkeit und Performance sind zwei wichtige Forderungen für eine zukunftsfähige Überwindung der Beschränkungen der Google Search. Elasticsearch unterstützt diese Anforderungen, indem eine geschickte Aufteilung der Daten vorgenommen wird, um sie besser hinsichtlich ihrer Bedeutung bestimmen zu können. Die unterschiedlichen Cluster werden auf Auswertungsvorgänge verteilt, so dass zeiteffektive Auswertungsmöglichkeiten garantiert werden können. Auch gerade erst erzeugte Datenbestände werden recht schnell für Suchprozesse zur Verfügung gestellt. Die hohe Geschwindigkeit bei der Enterprise Search wird ergänzt durch eine hohe Ausfallsicherheit und beste Bedingungen für einen umfassenden Datenschutz.

Flexibilität ist eine weitere Anforderung an Enterprise Search, die durch die Schemafreiheit innerhalb von Elasticsearch unterstützt wird. Sofern man über klar definierte Schemata innerhalb seiner Datenbestände verfügt, ist dieses Prinzip noch kein Problem für die Enterprise Search. Doch immer häufiger wird klar, dass sich die umfassenden Datenbestände nicht einfach in ein vorgegebenes Schema pressen lassen. Da ist es dann gut, wenn Suchprinzipien wirksam gemacht werden können, die über die vorgegebenen Schemata der Google Search hinausweisen. Sehr unterschiedliche Datenstrukturen können auch weiterhin zur Speicherung und Aufbereitung der unternehmensbezogenen Datenbestände verwendet werden. Trotzdem bleibt Enterprise Search ausreichend flexibel im Sinne der Anwender.

Enterprise Search im Product Lifecycle Management (PLM)

PLM steht für Produkt-Lebenszyklus-Management und ist ein innovatives Konzept, um den Lebenszyklus eines kompletten Produkts für ein Unternehmen und sein Umfeld verfügbar zu machen. Da beim PLM in umfangreicher Art auf frühere oder aktuelle Datenbestände zurückgegriffen werden muss, sollte klar sein, dass die Enterprise Search bzw. die optimierte unternehmensinterne Suche auf alle relevanten Daten im Sinne eines erfolgreichen PLM Zugriff haben muss. Die Nutzer der Enterprise Search sollen - so wie sie es gewohnt sind - schnell und zuverlässig jederzeit die Daten bekommen, die sie gerade im Handlungszeitpunkt benötigen, um auf den Produkt-Lebenszyklus Einfluss nehmen zu können. Sollten die Zugriffe bisher sehr restriktiv ausgelegt sein, dann ist darüber zu reflektieren, ob diese Vorgehensweise noch dem neuen Managementkonzept entsprechen kann.

PLM und Enterprise Search

PLM umfasst alle Phasen der Produktentwicklung und der Produktverwendung. Ausgehend von der Idee werden auch Herstellung und Design, Marketing und Services in die Konzepte des PLM implementiert. Auch nach dem Ende der Produktzyklen sind oft noch Arbeiten nötig, die einen umfassenden Zugriff auf die Daten mit Relevanz für das PLM erfordern. Eine Enterprise Search, die nicht in jeder Nutzungsphase auf die Daten mit PLM-Bezug zurückgreifen kann, ist nicht zeitgemäß genug aufgestellt.

Informationen für ein PLM

Das Produkt-Lebenszyklus-Management sorgt für die Integration von Mitarbeitern und Vorgesetzten, Unternehmenssystemen und Kommunikationsprozessen und bereichert die Informationen über die Produkte und Angebote des Unternehmens erheblich. Eine gut darauf abgestimmte Enterprise Search sorgt dafür, dass an allen Arbeitsplätzen und auf allen Entscheidungsebenen zum genau richtigen Zeitpunkt die passenden Handlungsoptionen offenstehen und durch eine angemessene Informationsaufbereitung unterstützt werden können.

Informationen durch die Neubestimmung des Produkt-Lebenszyklus-Managements

Es entstehen auch neue Informationen durch PLM, die für andere strategische Handlungsfelder relevant werden können. Es ist darauf zu achten, dass diese Informationen in die unternehmensinternen Datenbanken einfließen können und in angemessener Form eine Aufbereitung erfahren. Dadurch wird die Qualität der unternehmensinternen Suche gestärkt und insgesamt verdeutlich, dass das Arbeiten mit unternehmensbezogenen Daten eine hohe Relevanz hat.

Zentrale Vorteile von PLM im Zusammenhang mit der Enterprise Search

Es gibt eine Vielzahl von Ansatzpunkten, wo die Enterprise Search Unterstützung für PLM leisten kann. Besonders interessant sind die Möglichkeiten bei der

  • Produktentwicklung
  • Produktqualität
  • Nutzung von Originalinformationen

Produktentwicklung und Enterprise Search

Kürzere Vorlaufzeiten bei der Produktentwicklung sind ein zentraler Vorteil, wenn das Unternehmen auf Techniken des Produkt-Lebenszyklus-Managements aufbauen möchte. Hierbei ist es naheliegend, dass man zunächst darauf achtet, dass frühere Erfahrungen und Informationsbestandteile in der neuen Management-Technik genutzt werden können. Da diese Vorinformationen oft in unstrukturierten Datenbeständen vorliegen, sollte man zunächst für eine effektive spätere Nutzung in der Enterprise Search Sorge tragen und für eine angemessene Verschlagwortung sorgen. Hierfür können auch automatisierte Verfahren angewandt werden, wie sie bereits in einer modernen Enterprise Search zur Verfügung stehen.

Produktqualität als Ziel beim Produkt-Lebenszyklus-Management

Verbesserung der Produktqualität ist ein weiteres zentrales Ziel von PLM. Diese Verbesserungen werden aber nur möglich, wenn die Ansatzpunkte hierfür an den einzelnen Arbeitsplätzen zielgenau im Sinne des Handlungsfeldes der Akteure abgerufen werden kann. Dafür kann die Enterprise Search einen substantiellen Beitrag leisten, denn man hat bereits bei der Strukturierung der Arbeitsabläufe dafür gesorgt, dass entsprechend den Arbeitsprofilen die relevanten Informationen zur Qualitätsentwicklung bereitgestellt werden können.

Enterprise Search und die schnelle Bereitstellung von Originalinformationen

Einsparungen durch die Neuverwendung von Originalinformationen ist ein zentrales Ziel der PLM. Dieses Ziel passt sehr gut zu einer umfassend aufgestellten Enterprise Search. Auch außerhalb der Produktentwicklung verfügt das Unternehmen über eine Vielzahl von Informationen, die direkt oder indirekt in die Produktentwicklung einfließen können. Durch die Techniken der differenzierten Abrufmöglichkeiten innerhalb der unternehmensinternen Suche wird nachhaltig sichergestellt, dass an den relevanten Arbeitsplätzen diese Informationen aufgegriffen werden können. Die betreffenden Mitarbeiter können sehr zeitnah mit Verbesserungsvorschlägen reagieren.

Konvergenz von PLM und Enterprise Search

Das Produkt-Lebenszyklus-Management kann nur dann seine volle innovative Kraft entfalten, wenn eine Konvergenz zu anderen Innovationskonzepten im Unternehmen angestrebt und erreicht wird. Hier ist zunächst deshalb an die unternehmensinterne Suche zu denken, weil bei der Verbesserung der Produktqualität laufend auf aktuelle und passgenaue Informationen zurückgegriffen werden muss. Die Nutzer arbeiten ganz selbstverständlich mit den Methoden weiter, die sie bisher bei Recherchemöglichkeiten kennengelernt haben und wenden ihre Erkenntnisse und Erfahrungen für den Erfolg der neuen Managementtechnik an.







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